10 mejores software de gestión de proyectos GRATIS (2025)

Tanto si diriges un equipo pequeño, como si eres un profesional con poco tiempo o un estudiante que quiere organizarse mejor, el software de gestión de proyectos adecuado puede hacer maravillas por tu productividad. El problema es que el software de gestión de proyectos puede resultar caro. No todo el mundo puede permitírselo.

Por suerte, existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas. Problema resuelto, ¿no? Solo tienes que elegir una y ponerte a trabajar. Pues no, tiene que ser, ya sabes… buena.

Por desgracia, muchos software de gestión de proyectos del mercado tienen funciones deficientes en sus planes gratuitos. También puede ser difícil elegir entre ellos cuando todos se parecen tanto, al menos en teoría. Por eso he puesto a prueba decenas de herramientas de gestión de proyectos y he encontrado las 6 mejores opciones gratuitas.

Lo que buscamos en el mejor software de gestión de proyectos gratis

Todos los programas de esta lista están optimizados para un tipo de usuario diferente, por lo que no todos comparten las mismas funciones y prestaciones. Aun así, debían tener ciertas características esenciales para superar nuestro filtro.

• Un plan gratuito útil. No basta con que puedas utilizar el software gratis. Necesitas poder gestionar de verdad un proyecto de principio a fin sin tener que sacar la cartera.
• Facilidad de uso. Lo ideal es que puedas poner tu proyecto en marcha en cuanto te registres. Aunque toda herramienta de gestión de proyectos conlleva su curva de aprendizaje, sin duda es útil que sea lo más fácil de usar posible.
• Visualizaciones del proyecto. Ver tu proyecto a través de una perspectiva diferente puede ayudarte a pensar en él de nuevas maneras. Todos los programas de esta lista ofrecen múltiples maneras de visualizar tus proyectos.
• Paneles e informes. De vez en cuando, necesitarás tener una visión general de tu proyecto. Las herramientas de esta lista ofrecen varias opciones de paneles e informes para visualizar los datos de tu proyecto con claridad.
• Plantillas de proyectos. Lo diré una vez más: deberías poder poner en marcha tu proyecto lo antes posible. Las plantillas de proyecto pueden ser estupendas para quitarte trabajo extra de encima.

1. monday.com: solución gratuita de gestión de proyectos todo en uno para particulares

Los programas de gestión de proyectos suelen tener una contrapartida: o son fáciles de usar pero poco versátiles, o son potentes pero muy complicados de usar. Y digo «suelen», porque monday.com se opone a esta tendencia combinando versatilidad y facilidad de uso mejor que ninguna de las alternativas.

Su bonita interfaz, su gran selección de guías de iniciación y su diseño intuitivo hacen que sea muy fácil aprender a usarlo. Además, los distintos tipos de columnas, funcionalidades de informes y automatizaciones sencillas que ofrece la hacen sorprendentemente flexible.

Sin embargo, el plan gratuito tiene algunas limitaciones. Para empezar, te restringe a un máximo de dos usuarios. También carece de algunas de las mejores características de sus planes de pago, como el cronograma o la vista de Gantt. Para empresas más grandes, el plan Estándar ofrece puestos ilimitados, flujos de trabajo automáticos y vistas de cronograma.

Aun así, yo diría que monday.com es la mejor opción gratis para particulares. No podrás gestionar un negocio con el plan gratuito, pero si lo único que quieres es gestionar mejor tu propia carga de trabajo, monday.com es tu mejor opción.

Ventajas

• Más de 20 tipos de columnas. En la vista de tabla, puedes añadir columnas que van desde columnas básicas de texto y números hasta elementos como rastreadores de progreso y menús desplegables.
• Aplicaciones para Android e iOS. La aplicación para móvil te permite actualizar, crear o eliminar cualquier tarea desde cualquier lugar. Esto te ayuda a mantener actualizada tu carga de trabajo estés donde estés.
• Creación personalizada de documentos. Además de la subida de archivos habitual, puedes crear documentos de texto sencillos en monday.com. Puede que no sea el procesador de textos más avanzado que hay, pero sigue estando genial si necesitas adjuntar mucha información a una tarea rápidamente. También puedes convertir una tabla en un formulario personalizado y enviárselo a un cliente.
• Variedad de plantillas. monday.com ofrece más de 200 plantillas especializadas para que las utilices de inmediato. Las categorías van desde marketing y diseño hasta desarrollo de software y educación. Cada plantilla está cuidadosamente diseñada para incluir todas las funcionalidades que puedas necesitar desde el primer momento.

Para obtener más información, echa un vistazo a nuestro análisis de expertos sobre monday.com.

2. Smartsheet: funciones excepcionales con un largo periodo de prueba gratis

Espera, espera. No me mates todavía… ya sé que, técnicamente, Smartsheet no dispone de un plan gratuito. Sin embargo, lo que sí ofrece es una prueba gratis de 30 días con acceso completo a todas las funciones premium. Gracias a la flexibilidad de Smartsheet, eso es tiempo más que suficiente para gestionar un proyecto a corto plazo.

El punto fuerte de Smartsheet son sus hojas de cálculo, a las que llama «cuadrículas». Ofrecen mucha flexibilidad para organizar y visualizar tus proyectos. Según el tipo de columnas que tengas en una cuadrícula, puedes convertirla rápidamente en un tablero Kanban, un diagrama de Gantt o una vista de calendario.

Si estás trabajando en un proyecto a gran escala con grandes cantidades de datos, Smartsheet tiene todas las herramientas que necesitas. Y más aún si formas parte de un equipo. Smartsheet te permite publicar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo en cualquier elemento, desde cuadrículas específicas a documentos enteros. También hay herramientas avanzadas de revisión para equipos que trabajan en proyectos de vídeo.

Smartsheet tiene cierta curva de aprendizaje, por lo que puede que te cueste hacerlo todo en los 30 días de prueba. Si quieres gestionar proyectos a gran escala y a largo plazo, te recomiendo el Plan Pro (que también es sorprendentemente barato). Puede que no sea gratis de verdad, pero la increíble versatilidad de Smartsheet hace que merezca la pena probarlo.

Prestaciones

• Informes potentes. Los informes de Smartsheet son cuadrículas especiales que te permiten mostrar y modificar datos específicos de otros documentos. Te permiten introducir datos desde cualquier cuadrícula o incluso desde otro informe. Cualquier cambio que se haga en el informe se reflejará automáticamente en la fuente, y viceversa.
• Paneles de control personalizados. Los paneles son representaciones visuales de los datos de tu proyecto. Puedes crear tantos paneles como quieras y personalizar cada aspecto de ellos, desde la información que quieres mostrar hasta dónde y cómo quieres que aparezca.
• Herramientas avanzadas de revisión. Los miembros de tu equipo pueden añadir comentarios y notas personalizadas a cualquier archivo en Smartsheet. En el caso de los archivos de vídeo, estas notas pueden incluso llevar la fecha y hora.
• Flujos de trabajo automáticos. Los flujos de trabajo pueden hacer de todo, desde actualizar información en una cuadrícula hasta enviarte recordatorios personalizados o cambiar el calendario de un proyecto. Lo mejor de todo es que puedes crear y editar flujos de trabajo con un editor visual intuitivo, sin tener que lidiar con engorrosas fórmulas.

Para saber más sobre su facilidad de uso, consulta nuestro análisis completo de Smartsheet.

3. Teamwork: gestión de proyectos sencilla, completa y gratuita para trabajos de clientes

Si eres principiante, el software de gestión de proyectos puede parecer intimidante. Las funcionalidades altamente especializadas, la terminología desconocida y las interfaces excesivamente técnicas pueden hacer que los aspirantes a gestores de proyectos se rompan la cabeza. Teamwork se deshace de todo esto para ofrecer un diseño intuitivo y fácil de navegar.

Sin embargo, esto no significa que tenga pocas funcionalidades. Teamwork ofrece todo lo que necesitas para gestionar los proyectos de tus clientes de forma eficiente. Además de lo esencial, como la gestión de tareas y el intercambio de archivos, puedes obtener una vista general de la asignación de trabajo de tu equipo. También puedes utilizar la vista Clientes para ver datos (actividad, estado del proyecto y mucho más) relacionados con clientes individuales.

Si quieres pasarte a un plan de pago, no hace falta que te decantes directamente por el más caro. Incluso en su plan más barato, Deliver, puedes agregar infinitos usuarios de clientes y colaboradores. Esto significa que si no necesitas todos los complementos, podrías gestionar un equipo de tamaño medio por solo $10.99 al mes.

Prestaciones

• Control del tiempo y facturación integrados. Puedes realizar un seguimiento simultáneo del tiempo que tus compañeros de equipo y tú dedicáis a realizar diferentes tareas para clientes específicos en múltiples proyectos. El control del tiempo también está integrado en la facturación, lo que te permite crear fácilmente facturas básicas en el plan gratuito.
• Informes dirigidos al cliente. Genera informes detallados sobre la salud, el progreso y los presupuestos de los proyectos para todos tus clientes. También puedes obtener una visión general del tiempo facturado por usuario, del tiempo estimado frente al registrado por tarea, y del tiempo facturable frente al no facturable.
• Subtareas y dependencias. A veces necesitas algo más específico que solo asignar tareas. Al añadir subtareas y dependencias, puedes tener un mayor grado de control sobre lo que se hace y cómo.
• Paneles básicos. El plan gratuito de Teamwork no ofrece los paneles más avanzados, pero aun así te permiten asimilar la información más relevante de un vistazo.

Lee nuestro análisis en detalle de Teamwork para ver si es adecuado para tu equipo.

4. Zoho Projects: colaboración total para equipos pequeños

Si haces cualquier cosa que requiera un trabajo detallado y tu equipo ya utiliza los servicios de Zoho, entonces Projects es el siguiente paso lógico. Pero ese no es el único motivo para añadir esta herramienta de gestión de proyectos a tu arsenal: Zoho Projects gestiona increíblemente bien la comunicación dentro de un equipo. Gracias a su gestor de incidencias, mensajería integrada y transmisión en directo, se asegura de que tú y tu equipo estéis siempre en sintonía.

La gestión de tareas en sí también es impresionante. Puedes añadir comentarios y subir archivos a cualquier tarea, establecer prioridades y especificar porcentajes de finalización. Y, si necesitas una visión más completa de cómo va tu proyecto, el panel del proyecto te brinda una vista rápida de toda la información relevante, como las tareas pendientes, el estado de las incidencias y un gráfico de progreso.

Como ya habrás adivinado, el plan gratuito tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, solo puedes añadir un máximo de 3 usuarios y trabajar en 2 proyectos a la vez. También hay un límite de almacenamiento de 10 MB, que es bastante restrictivo. Si gestionas un equipo más grande, valdría la pena que invirtieras en el plan Premium de Zoho Project.

Prestaciones

• Dependencias avanzadas de tareas. Zoho Projects te permite elegir entre 4 dependencias de tareas diferentes. Cada vez que estableces una dependencia, desplaza automáticamente la tarea en la línea de tiempo para evitar conflictos.
• Seguimiento de incidencias en la tarea. Puedes vincular incidencias a cualquier tarea específica utilizando el gestor de incidencias del proyecto. Tienes flexibilidad para establecer el nivel de gravedad de una incidencia, asignarle usuarios y subir resoluciones personalizadas. Cuando vincules una incidencia a un objetivo afectado, solo podrás marcar el objetivo como completado una vez que se haya resuelto la incidencia.
• Feed de proyecto personalizado. Las funciones del feed te permiten iniciar conversaciones y contribuir a ellas, como si se tratara del feed de una red social. Gracias a esta sencilla función, puedes lograr que la comunicación dentro de un proyecto sea abierta y fluida.
• Informes básicos de tareas. Projects te ofrece una selección de informes básicos. Muestran sencillos gráficos circulares que resumen el estado, el progreso de los objetivos, la prioridad, la finalización, el propietario y las etiquetas de todas tus tareas.

Lee nuestro análisis de Zoho Projects para saber más acerca de sus herramientas de comunicación.

5. Jira: generoso plan de gestión de proyectos gratis, ideal para equipos con Agile y de colaboradores

Los planes gratuitos suelen ser de dos maneras: ofrecen un montón de funciones para solo unos pocos usuarios, o funciones limitadas para todos los usuarios que quieras. Sin embargo, en Jira, su plan gratuito combina lo mejor de ambos mundos. El plan gratuito no solo posibilita agregar a un máximo de 10 usuarios, sino que también permite a tu equipo hacer un seguimiento ilimitado de proyectos, incidencias, formularios y objetivos. También podrás acceder a las vistas de backlog, lista, tablón, cronología, calendario y resumen.

Aunque las características de Jira, como Scrum, Kanban y la gestión de sprints/backlog/problemas, están hechas especialmente para equipos de informática que utilizan metodologías de Agile, también tiene lo necesario para gestionar equipos de colaboradores. Por ejemplo, si estás desarrollando un nuevo producto de software, tus equipos de marketing, ventas y DevOps pueden coordinarse y colaborar fácilmente para lograr un objetivo común.

Sin embargo, no es perfecto. Solo podrás utilizar la comunidad de Jira y los canales de asistencia de autoservicio en el plan gratuito. Por muy buenos que sean, nunca equivaldrán a obtener ayuda de una persona real. Pasarse a un plan de pago no es barato, pero con un coste equivalente a un plan de nivel intermedio de otras herramientas, tampoco te saldrá caro.

Prestaciones

• Integración con el software de Atlassian. Puedes conectar Jira con otros productos gratuitos de Atlassian, como Confluence, Jira Product Discovery o Jira Service Management, ampliando el plan gratuito de Jira con más funcionalidades. Por ejemplo, si integras Confluence, podrás coeditar documentos con tu equipo en tiempo real.
• Automatizaciones gratuitas. El plan gratuito de Jira ofrece 100 reglas de automatización al mes. Puedes establecer automatizaciones para un solo proyecto, para varios proyectos o para todos los proyectos de tu web.
• Páginas de inicio. No vuelvas a perderte una tarea asignada gracias a las páginas de inicio de Jira. Tu página de inicio te muestra las tareas que se te han asignado, la actividad reciente en tus proyectos y mucho más. Además, puedes configurar un panel personalizable que te ayude a realizar un seguimiento de proyectos específicos.
• 2 GB de almacenamiento de archivos. Tendrás almacenamiento de sobra con el plan gratuito, o puedes pasarte a un plan de pago para ampliarlo a 250 GB. ¿Necesitas más? Siempre puedes integrar Jira con servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox o OneDrive.

Para saber más sobre las funciones de equipo de Agile, consulta nuestro análisis de expertos sobre Jira.

6. ClickUp: elementos esenciales gratuitos para gestionar proyectos de mayor tamaño

Si utilizas cualquier tipo de software, sabrás que los planes gratuitos siempre limitan lo que puedes hacer. Esto a menudo incluye restringirte a solo unos pocos usuarios. Y lo mismo ocurre con la mayoría de los planes gratuitos, pero no con ClickUp. Con el plan gratuito de ClickUp, puedes añadir tantos usuarios como necesites, además de infinitas tareas, por lo que el tamaño de tu equipo y de tus proyectos solo estará limitado por tu imaginación (y, por supuesto, por tu empresa).

También puedes usar automatizaciones sencillas en el plan gratuito. Muchas otras herramientas de gestión de proyectos reservan las automatizaciones para sus planes de pago, lo cual es justo, pero no precisamente ideal si trabajas con tareas repetitivas. Solo tendrás 5 reglas activas y 100 ejecuciones/mes, pero es mejor que nada.

Por mucho que apoye la generosidad de ClickUp, tendrás que vivir con algunas limitaciones. Solo puedes tener 5 espacios (proyectos) a la vez y tu espacio de almacenamiento está limitado a 100 MB. Es factible para equipos pequeños, pero los equipos grandes con varios proyectos querrán pasarse a un plan de pago. Por suerte, los planes de pago de ClickUp son asequibles y ofrecen una buena relación calidad-precio.

Prestaciones

• Más de 700 plantillas. Crear un nuevo proyecto es superfácil gracias a los cientos de plantillas de ClickUp. No solo hay una para casi todos los usos, sino que cada una tiene una guía para ayudarte a empezar.
• Colaboración en tiempo real. Agrega un widget de chat a tu panel para tener el chat del proyecto en una ubicación central. También puedes coeditar documentos y escribir en la vista de Pizarra en tiempo real, lo que facilita hacer lluvias de ideas con tu equipo.
• Seguimiento del tiempo integrado. Puedes empezar a controlar el tiempo que tarda cada tarea dentro de la propia tarea o junto a la tarea en la vista de Lista, para que sea fácil ver en qué se te va el tiempo.
• Integraciones predefinidas. ClickUp cuenta con más de 50 integraciones predefinidas, como Slack, GitHub e incluso Figma. Puedes incluso utilizar infinitas ClickApps (extensiones prediseñadas) para personalizar tu espacio de trabajo.

Para saber más sobre el plan gratuito de ClickUp, lee nuestro análisis de expertos.

Otros software de gestión de proyectos gratis destacados

7. HubSpot

Si necesitas un CRM potente con funciones básicas de gestión de proyectos, el plan gratuito de HubSpot es una buena opción. Es el más idóneo para pequeñas empresas de marketing, ventas y servicios que desean un software económico y ampliable para gestionar las relaciones con los clientes, las tareas, la comunicación y los datos en una sola plataforma.

El plan gratuito de este «CRM inteligente» cuenta con algunas de las herramientas de IA más impresionantes que he visto. HubSpot AI investiga posibles clientes, redacta propuestas, diseña campañas de correo electrónico y mucho más. Otra de sus funcionalidades más destacadas es la opción de integrar herramientas populares como las aplicaciones Google Workspace (Drive, Meet y Gmail), Microsoft Teams, Slack y MailChimp, incluso en el plan gratuito. Aunque el plan gratuito ofrece mucho, ten en cuenta que las prestaciones avanzadas, como las automatizaciones y los informes, están disponibles tras pasarse a un plan de pago.

8. TeamGantt

Si te gusta visualizar y controlar los flujos de trabajo y el progreso de los proyectos con coloridos diagramas de Gantt, te recomendamos que le eches un vistazo a TeamGantt. Es especialmente recomendable si tienes una pequeña empresa, eres autónomo o necesitas realizar proyectos sencillos o puntuales.

Eso no quiere decir que el plan gratuito no tenga limitaciones. Aunque puedes visualizar tareas y dependencias, colaborar y compartir archivos fácilmente, solo puedes gestionar un proyecto a la vez. Para crear un segundo proyecto, tendrás que descargar tu primer proyecto como archivo PDF o CSV, o copiar un enlace y subirlo a tu Google Drive.

9. Bonsai

El plan gratuito de Bonsai es ideal para freelancers y propietarios de pequeñas empresas que necesiten herramientas básicas de gestión de proyectos y organización empresarial. Incluye prestaciones esenciales como seguimiento de tareas, facturación y gestión de clientes, lo que la convierte en una práctica solución todo en uno si tienes que trabajar con varios clientes.

Me gusta la forma en que ayuda a aumentar la productividad, pero el plan gratuito carece de muchas de las mejores prestaciones de Bonsai, como plantillas de contratos validadas por abogados, flujos de trabajo automatizados, colaboración y herramientas financieras avanzadas. Si eres un profesional que trabaja solo y busca una forma sencilla de organizarse, el plan gratuito de Bonsai es un punto de partida aceptable, pero las empresas en crecimiento quizá necesiten una opción con más prestaciones.

10. Striven

Striven es una solución de ERP y gestión de proyectos todo en uno diseñada para pequeñas y medianas empresas. Combina contabilidad, CRM, RR. HH. y seguimiento de proyectos en una única plataforma. Sus informes en tiempo real y sus herramientas de automatización la hacen útil si quieres gestionar múltiples funciones empresariales en un solo lugar.

Aunque no cuenta con un plan gratuito, Striven te ofrece una prueba gratis de 7 días. Si necesitas una herramienta de gestión empresarial completa, las prestaciones de Striven pueden justificar su elevado coste. Sin embargo, la prueba limitada hace que sea difícil evaluar por completo el software antes de comprometerte. Solo te recomendaría Striven si buscas una solución integrada más allá de la gestión básica de proyectos y el presupuesto no es un problema.

El mejor software de gestión de proyectos puede ser gratuito

Un software de gestión de proyectos de calidad puede ayudarte a llevar tu productividad al siguiente nivel. Y ahora ya sabes que no tienes que gastarte mucho (ni siquiera nada) para conseguirlo. Hay un montón de soluciones de gestión de proyectos gratis estupendas que puedes empezar a utilizar hoy mismo para mejorar tu organización.

Si trabajas por cuenta propia, eres emprendedor, estudiante o un dúo profesional, monday.com te ayudará a gestionar tu agenda mejor que con nada que hayas probado.

Si quieres gestionar un proyecto grande y complejo con un plazo de entrega ajustado, Smartsheet ofrece las prestaciones más potentes de esta lista, aunque tenga cierta curva de aprendizaje.

Por último, si el objetivo principal de tu equipo es que los proyectos de los clientes se ajusten al calendario y al presupuesto, el intuitivo software de Teamwork es tu mejor opción.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Dicho de la forma más sencilla posible, el software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a gestionar los plazos, las cargas de trabajo y otros aspectos de un proyecto. La mayoría de los programas de gestión de proyectos te permiten asignar tareas, fijar plazos y comunicarte con los miembros del equipo. Dependiendo de la herramienta que utilices, también podrás crear facturas, dependencias entre tareas y automatizar la introducción de datos.

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos gratis?

No hay una única respuesta correcta a esta pregunta. Hay muchos programas de gestión de proyectos gratis muy buenos (y muchos no tan buenos), y cuál es el mejor dependerá de tus necesidades. Para particulares y pequeñas empresas que quieran gestionar mejor sus proyectos, yo recomiendo monday.com. Su plan gratuito tiene, con diferencia, el conjunto de funcionalidades más completo, y su interfaz es muy fácil de usar.

¿Cuál es el software de gestión de proyectos gratis más fácil de usar?

monday.com es una de las opciones más fáciles de usar. Tiene un diseño sencillo, funciones de arrastrar y soltar y plantillas prediseñadas. Los equipos orientados al trabajo con clientes quizá prefieran Teamwork. Sus vistas de Kanban y Cliente hacen que sea fácil comprender rápidamente el progreso de tu proyecto, y sus herramientas integradas de seguimiento del tiempo y facturación son impresionantes.

¿Ofrecen Google o Microsoft gestión de proyectos gratuita?

Google Workspace y Microsoft 365 son herramientas de productividad que ayudan a los equipos a crear, compartir y colaborar para llevar el trabajo al día. Aunque ambas cuentan con planes gratuitos que te permiten hacer un seguimiento de los proyectos, compartir archivos, enviar mensajes/chatear y hacer videoconferencias, Workspace ofrece mejores herramientas de comunicación para equipos remotos. Sin embargo, Microsoft y Google quizá no sean adecuados para equipos que necesitan las prestaciones avanzadas que ofrece un software de gestión de proyectos específico, como seguimiento de tareas y vistas de proyectos.

¿Necesito un software de gestión de proyectos?

Si gestionas varias tareas, equipos o plazos, un software de gestión de proyectos puede ahorrarte tiempo y mejorar tu organización. Incluso los usuarios individuales pueden beneficiarse de una mejor gestión del flujo de trabajo. Sin un software de gestión de proyectos, seguir el progreso de forma manual puede dar lugar a ineficacias y a incumplimientos de plazos, especialmente en el caso de equipos grandes o remotos y de quienes trabajan en proyectos complejos. Si no lo tienes claro, siempre puedes empezar con un plan gratuito para comprobar su impacto en tu flujo de trabajo.

¿Cómo elijo el software de gestión de proyectos adecuado?

Al elegir un software de gestión de proyectos, deberás tener en cuenta tus necesidades particulares o las de tu equipo. ¿Trabajas a distancia? Te harán falta buenas opciones de comunicación. ¿Tienes un presupuesto limitado? Hay magníficas herramientas de gestión de proyectos gratis que también ofrecen prestaciones premium asequibles y que aumentan la productividad, por lo que podría merecer la pena pagarlas. Para conocer a fondo tus opciones, consulta nuestra lista de los mejores software de gestión de proyectos en 2025.